Zarządzanie zespołem rozproszonym – zalety, cechy lidera, komunikacja - Helping Hand - Mental Health Programme

Zarządzanie zespołem rozproszonym – zalety, cechy lidera, komunikacja

Chociaż praca zdalna nie jest niczym nowym, pandemia koronawirusa sprawiła, że odkryliśmy ją na nowo. Korzyści (i zagrożenia) poznali zarówno pracownicy, jak i pracodawcy. A zespół rozproszony wymaga nie tylko mądrego zarządzania, ale i odpowiednich regulacji w organizacji.

Czym jest zespół rozproszony?

Zespół rozproszony to po prostu ten tworzony przez pracowników pracujących zdalnie lub hybrydowo. Nie wykonują swoich obowiązków w siedzibie pracodawcy (niektóre firmy w ogóle jej nie posiadają), ale w miejscu, w którym aktualnie się znajdują – może to być i inne miasto, i inne państwo.

Jak wynika z informacji GUS, w pierwszym kwartale 2023 roku w formie pracy zdalnej pracowało 7,1 proc. ogółu pracujących.

Zobacz też: Komunikacja w miejscu pracy – jak rozmawiać z pracownikami i dlaczego ma to znaczenie?

Zespół rozproszony – zalety (ale nie tylko)

Praca zdalna to szereg zalet, zarówno dla pracowników, jak i dla pracodawców. Korzyści z perspektywy organizacji to m.in.:

  • szybsze osadzanie wakatów, dostęp do zróżnicowanej puli kandydatów,
  • możliwość korzystania z różnych doświadczeń, rozwiązań,
  • niższe koszty ogólne,
  • łatwiejsze dostosowanie do zmian pokoleniowych.

A dla pracowników? To np. brak kosztów dojazdów, większa elastyczność, lepsze samopoczucie i efektywność, korzystniejsze wynagrodzenie.

Jak wynika z badania Randstad, większość pracowników (83 proc.) woli elastyczny dzień pracy wraz z elastycznością w zakresie miejsca jej wykonywania (71 proc.).

Zespół rozproszony to także wyzwania. To m.in. zaburzona współpraca i relacje pomiędzy pracownikami, trudności w komunikacji, brak odpowiednich narzędzi do wykonywania pracy. Olbrzymim minusem jest poczucie mniejszej więzi z organizacją – wyzwaniem dla lidera zarządzającego zespołem rozproszonym jest nie tylko utrzymanie zaangażowania i łączności, ale – przede wszystkim – sprawienie, aby ludzie mieli poczucie przynależności, czuli się znaczącą częścią firmy.

Zobacz też: Wpływ relaksu na pracę. Dobre wyniki? Postaw na odpoczynek, nie na nadgodziny

Jak pokazuje badanie Randstad, młodzi pracownicy mają szczególnie silną potrzebę bycia częścią przedsiębiorstwa. 61 proc. pracowników w wieku 18-24 lat zrezygnowałoby z pracy, gdyby nie miało poczucia przynależności.

Cechy lidera

Jak wynika z badań Instytutu Gallupa, menedżerowie odpowiadają za 70 proc. zaangażowania swojego zespołu. Ma to olbrzymie znaczenie szczególnie w zarządzaniu zespołami rozproszonymi. Nie każdy lider poradzi sobie z tym zadaniem – może odnosić sukcesy w byciu “stacjonarnym” przywódcą, jednak kontakt na odległość może być ponad jego siły.

Lider zarządzający zespołem rozproszonym musi charakteryzować się konkretnymi cechami, które pomogą mu kierować pracownikami. To przede wszystkim:

  • odporność,
  • elastyczność, dostosowanie się do zmiennych,
  • myślenie systemowe,
  • posiadanie zdolności negocjacyjnych,
  • umiejętne wykorzystanie technologii.

Menedżer musi być w stałym kontakcie z zespołem, pracownicy muszą wiedzieć, że zawsze – mimo odległości – mogą liczyć na jego wsparcie i pomoc. Komunikacja jest kluczowa. Lider musi być świadomy, że wiadomości przesyłane mailem mogą brzmieć ostrzej niż gdybyśmy je wypowiedzieli, musi także pamiętać o przekazywaniu informacji zwrotnej.

Z badań Instytutu Gallupa wynika, że pracownicy zdalni są trzy razy bardziej zaangażowani, jeśli przynajmniej kilka razy w miesiącu otrzymują informację zwrotną od swojego przełożonego.

Co jeszcze ma znaczenie? Lider jest łącznikiem z organizacją, musi podkreślać wartości, którymi się kieruje i cele, do których dąży. Powinien myśleć o całości, ale skupiać się na indywidualnościach, podkreślając wartość każdego pracownika. To lider musi zachęcać do interakcji społecznych, wykorzystując różne możliwości – mogą to być stacjonarne imprezy integracyjne, ale i spotkania on-line (w większych i mniejszych grupach), czy też zachęta do organizowania różnego rodzaju wydarzeń, które mogłyby połączyć więcej ludzi – klub książkowy, kooperacyjne gry w sieci itp.

Zobacz też: Jak skutecznie zarządzać swoim czasem

Lider musi dobrze znać swój zespół – wiedzieć, jak pracują poszczególne osoby, jak przepływają informacje i pomysły, odpowiednio dobrać narzędzia i sposób komunikacji.

Co robić, aby wszystko szło zgodnie z planem?

Zarządzanie zespołem rozproszonym można sprowadzić do jednego: mniej kontroli, więcej zaufania. To także tworzenie konkretnych rozwiązań, dostosowanych do potrzeb jednostki. Należy pozwolić pracownikom na kreatywność, samodzielne wyszukiwanie rozwiązań i branie odpowiedzialności za swoje działania. Co jeszcze ma znaczenie? To:

  • transparentność – informacje o celach, o tym, kto nad czym pracuje, jak poszczególne działania będą wpływać na całość,
  • jasne komunikowanie planu, naszych oczekiwań,
  • mówienie o tym, co może wydawać się oczywiste, bez pozostawienia przestrzeni na domysły,
  • zapewnienie odpowiednich narzędzi,
  • określenie ról i rzeczy, za które są odpowiedzialni poszczególni członkowie zespołu,
  • dzielenie nadrzędnego celu na mniejsze zadania,
  • pozwolenie pracownikom na elastyczność i swobodę w planowaniu czasu,
  • stały kontakt z zespołem – wsparcie, ale i informacje o ew. trudnościach, opóźnieniach.

Praca zdalna opiera się na komunikacji i zaufaniu – ważne, aby pamiętały o tym obydwie strony.


Źródła:

  1. Główny Urząd Statystyczny, Aktywność ekonomiczna ludności Polski – 1 kwartał 2023 r., Warszawa 2023
  2. Randstad, Workmonitor 2023: Elastycznie, ale stabilnie
  3. Raport Future 2022/2023, Kasia Syrówka
  4. Ben Wigert, Ellyn Maese, How Your Manager Experience Shapes Your Employee Experience, 9 lipca 2019 https://www.gallup.com/workplace/259469/manager-experience-shapes-employee-experience.aspx [dostęp 13.08.2023]
  5. Adam Hickman, Jennifer Robison, 5 Facts About Engagement and Remote Workers, 1 maja 2020, https://www.gallup.com/workplace/309521/facts-engagement-remote-workers.aspx [dostęp 13.08.2023]

Zobacz również

Zasoby – jaką rolę odgrywają w naszym życiu?

To zasoby odgrywają kluczową rolę w podejmowaniu przez nas wyzwań, a właściwie świadomość zasobów jakie posiadamy oraz z których możemy skorzystać realizując plan działania. Rola zasobów W obliczu strat, ale i szeroko pojętych zmian, ludzie

Kwiecień w Helping Hand miesiącem Trudnych Zmian

W kwietniu w Helping Hand skupiamy się na temacie trudnych zmian. Jak sobie z nimi radzić? Czy każda z nich wiąże się z utratą i kryzysem? Jak spojrzeć na proces zmiany jak na szansę, która może