Jak skutecznie zarządzać swoim czasem - Helping Hand - Mental Health Programme

Jak skutecznie zarządzać swoim czasem

Dla wielu z nas doba to tylko 24 godziny. Lista rzeczy do zrobienia nie ma końca… a presja wciąż narasta. Jak efektywnie zarządzać swoim czasem i energią? Poniżej kilka wskazówek, które mogą pomóc Ci z tym wyzwaniem.

Przygotuj listę rzeczy „do zrobienia”

Zadania do wykonania potraktuj w kategorii celów, które chcesz osiągnąć. Zaplanuj je strategicznie.  Zastanów się do kiedy powinny być zrealizowane i wpisz je do kalendarza. Do poszczególnych celów (głównych) dopisz mniejsze zadania. Takie podejście sprawi, że plan będzie jasny i przejrzysty, a Tobie ułatwi przydzielenie zadań poszczególnym osobom.

Zobacz też: Quiet quitting – czyli praca nie jest najważniejszą wartością w życiu

Wyznacz priorytety

Przyjrzyj się swojej liście „rzeczy do zrobienia”. Sprawdź, ile z nich dotyczy Ciebie i Twoich spraw, a ile to prośby Twoich znajomych, współpracowników i przyjaciół.

Pomóc Ci może narzędzie – Macierz Eisenhowera zwana również Matrycą Priorytetów, które jest jedną z najbardziej skutecznych metod planowania swojego czasu.

Spośród listy wyselekcjonuj jako pierwsze zadania ważne i pilne, a następnie: ważne, ale niepilne oraz pilne, ale mało ważne.

Zobacz też: Używki wśród młodzieży – uzależnienie od leków i innych substancji

  • Ważne i pilne – są to rzeczy, które powinniśmy zrealizować jak najszybciej (w pierwszej kolejności), ponieważ mogą nieść za sobą poważne konsekwencje. Należeć do nich mogą kryzysowe sytuacje czy skutki wcześniejszych zaniedbań, np. wezwanie do Urzędu Skarbowego.
  • Ważne, ale niepilne – to rzeczy, których realizację warto zaplanować strategicznie. Są dla nas ważne, ale odhaczać je możemy stosując małe kroki np. przygotowania do projektu X, który ruszy w przyszłym roku.
  • Nieważne, ale pilne – to zadania, które powinniśmy zrobić w drugiej kolejności albo zlecić komuś innemu ich wykonanie. Z uwagi na to, że nie są dla nas ważne, nie mamy wewnętrznej motywacji i często odpuszczamy, zaniedbując je. Wymagają one szybkiej realizacji, więc nie powinny czekać.
  • Nieważne i niepilne – dlaczego więc mamy je realizować? Zastanów się, ile zadań na twojej liście jest w tej grupie. Zadaj sobie pytanie dlaczego się tu znalazły? To pożeracze twojego czasu i energii.

Metoda małych kroków

Do każdego dużego celu przygotuj mniejsze. Wpłynie to wzmacniająco na motywację wewnętrzną. Poczujesz się lepiej wiedząc w jaki sposób – podejmując jakie mniejsze działania, będziesz mógł zrealizować większy cel.

Np. Kiedy twoim celem głównym jest przebiegnięcie jesienią maratonu, to zacznij od:

  • sprawdzenia kiedy dokładnie odbędzie się bieg (maraton)
  • poszukania trenera lub rozpoczęcia po przerwie samodzielnych treningów
  • przygotowania butów sportowych i stroju do biegania
  • przygotowania planu treningów

Odhaczaj i celebruj

Nic tak nie pomaga w utrzymaniu motywacji wewnętrznej na wysokim poziomie jak poczucie, że jesteśmy efektywni i skuteczni w naszych założeniach. Dlatego, przypisane na konkretny dzień/tydzień zadania wykreślaj po ich załatwieniu. Zadań będzie ubywać, a ty poczujesz się sprawczy. Nie zapomnij o celebrowaniu drobnych sukcesów. Doceniaj to, co robisz, ile energii i zaangażowania w to wkładasz. Poczuj satysfakcję z podejmowanych aktywności. Dzięki temu zadbasz o swój dobrostan fizyczny i psychiczny.

Przyjrzyj się aktywnościom, które pochłaniają Twój czas

Zrób listę wszystkich swoich codziennych aktywności, wypisz je na kartce. Przyjrzyj się i podziel na dwie grupy:

  1. te, które dodają Ci energii, pozwalają się zrelaksować, sprawiają przyjemność…
  2. pozbawiają Cię energii, osłabiają, sprawiają, że odechciewa Ci się wszystkiego…

Których aktywności jest więcej? Możesz zrezygnować lub zmniejszyć te, które Ci nie służą? A może warto będzie podzielić się obowiązkami z innymi, jeśli okaże się, że na Twojej głowie jest za dużo?

Zobacz też: Asertywna komunikacja – jak dbać o swoje granice?

Zwróć uwagę ile czasu spędzasz w telefonie, przeglądając media społecznościowe?

Zachęcam do uważności na siebie oraz wprowadzania świadomych, drobnych zmian każdego dnia.

Autor: Marta Drinčić, psycholożka, interwentka kryzysowa

Zobacz również

Zasoby – jaką rolę odgrywają w naszym życiu?

To zasoby odgrywają kluczową rolę w podejmowaniu przez nas wyzwań, a właściwie świadomość zasobów jakie posiadamy oraz z których możemy skorzystać realizując plan działania. Rola zasobów W obliczu strat, ale i szeroko pojętych zmian, ludzie

Kwiecień w Helping Hand miesiącem Trudnych Zmian

W kwietniu w Helping Hand skupiamy się na temacie trudnych zmian. Jak sobie z nimi radzić? Czy każda z nich wiąże się z utratą i kryzysem? Jak spojrzeć na proces zmiany jak na szansę, która może