Komunikacja w miejscu pracy – jak rozmawiać z pracownikami i dlaczego ma to znaczenie? - Helping Hand - Mental Health Programme

Komunikacja w miejscu pracy – jak rozmawiać z pracownikami i dlaczego ma to znaczenie?

Komunikacja w miejscu pracy to coś, czemu warto nadać wysoki priorytet. To nie tylko przepływ informacji – jakość komunikacji rzutuje na całą organizację. Wpływa zarówno na relacje między pracownikami, postrzeganie firmy na rynku pracy, jak i na realizację celów i wyniki finansowe.

Czym jest komunikacja w miejscu pracy?

Komunikacja w miejscu pracy to ciągłe dzielenie się informacjami – odnośnie do realizowanych zadań, celów organizacji, wymiany doświadczeń, opinii itp. Obejmuje komunikację poziomą, czyli tę pomiędzy pracownikami (to m.in. omawianie codziennych działań, ale i budowanie więzi) oraz komunikację pionową – komunikaty “góra-dół”, związane z hierarchią, są zazwyczaj bardziej formalne. Może odbywać się synchronicznie (to wszystkie spotkania i rozmowy w czasie rzeczywistym) lub asynchronicznie (to np. maile, komunikaty w intranecie, czy statusy w narzędziach do zarządzania projektami).

Komunikacja to nie tylko przekazywanie informacji dotyczących spraw bieżących, ale i tych związanych z ogólnymi celami organizacji. Ich zrozumienie wpływa na właściwe wykonywanie zadań, ale i na poczucie przynależności – gdy coś znamy, łatwiej nam się z tym identyfikować.

Zobacz też: Zależność objawów psychosomatycznych od myśli

Warto pamiętać, że dobra i efektywna komunikacja to nie tylko “suche” przekazywanie informacji. To umiejętność dzielenia się nimi tak, aby odbiorca na pewno zrozumiał przekaz, to także komunikaty niewerbalne. Nie bez znaczenia jest umiejętność słuchania i właściwe przetwarzanie wiadomości, które do nas docierają.

Dlaczego komunikacja w pracy jest tak ważna?

Jak pokazuje badanie Deloitte, jakość komunikacji w zespole jest istotnym czynnikiem, który wpływa na decyzję o złożeniu wypowiedzenia – niska jakość komunikacji skłoniłaby 80 proc. badanych do poszukiwania nowej pracy. Komunikacja naprawdę ma znaczenie. Może motywować do działania, sprawiać, że po prostu “będzie się chcieć”, ułatwiać tworzenie więzi, ale i oddziaływać negatywnie, sprawiać, że będziemy chcieli po prostu przetrwać kolejny dzień.

Możliwość wyrażania opinii, dzielenie się swoimi pomysłami wpływa na poczucie sprawczości, sprawia, że czujemy się częścią organizacji. Duże znaczenie ma także możliwość zadawania pytań na bieżąco, świadomość, że w każdej chwili będziemy mogli zwrócić się po pomoc, coś doprecyzować. Wszystko to zwiększa efektywność, ogranicza stres. A dalej – ma korzystny wpływ na dobrostan pracowników, co przekłada się na wyniki organizacji.

Zobacz też: Quiet quitting – czyli praca nie jest najważniejszą wartością w życiu

Problemy z komunikacją w miejscu pracy

Brak jasnych komunikatów, niejasny podział obowiązków, ukryta struktura – to tylko część problemów związanych z komunikacją w miejscu pracy. Do tego dochodzą cechy osobnicze, takie jak koncentracja na swoich potrzebach, brak otwartości na innych i chęci poznania ich zdania. Pandemia koronawirusa uwidoczniła kolejne trudności, takie jak mnogość kanałów komunikacyjnych, czy trudności z rozwiązaniem problemu w momencie, w którym on się pojawia (praca zdalna sprawiła, że nie możemy po prostu podejść do biurka kolegi i omówić sytuację, a reakcja na wiadomość wysłaną komunikatorem może być zbyt późno, gdy problem zdążył eskalować). Niewłaściwa komunikacja to wypalenie pracowników, spadek produktywności, niepowodzenie zawodowe. A finalnie – to złe wyniki organizacji.

Komunikacja powinna odbywać się na bieżąco, być przejrzysta. Ma ułatwiać podejmowanie decyzji i rozwiązywać konflikty, działać w obie strony. Dlatego tak duże znaczenie mają działania podejmowane przez organizacje – to funkcjonowanie zgodnie z wartościami DEI, które m.in. sprawiają, że pracownicy będą wiedzieli, że ich zdanie ma znaczenie, czy wyposażenie managerów w umiejętności, które pozwolą lepiej komunikować się z osobami w ich zespołach.

Zobacz też: Pracująca mama – jedna osoba, dwie role, ogrom zadań. I ciągła ocena

Jak rozmawiać z pracownikami?

Z raportu Gallupa wynika, że spośród 31 milionów ankietowanych pracowników, tylko 13 proc. ich liderów praktykowało skuteczną komunikację w miejscu pracy. W jaki sposób managerowie mogą poprawić jakość komunikacji? Warto pamiętać, że powinna ona być przejrzysta, bez niedopowiedzeń. Należy zidentyfikować i rozwiązać problemy, dowiedzieć się, jakie są preferowane drogi komunikacji (nie każdy będzie kreatywny podczas spotkań on-line z całym zespołem, może czuć się lepiej podczas spotkań 1:1, woleć wysyłać pomysły mailem itp.). Nie można pominąć informacji zwrotnej – chodzi nie tylko o jej udzielanie, ale i o proszenie o nią. Olbrzymie znaczenie ma także wysłuchiwanie argumentów drugiej strony i akceptowanie (również odmiennego) zdania innych.

Warto:

  • zdefiniować odbiorców i ich potrzeby,
  • ustalić mechanizm komunikacji,
  • wyznaczyć jasne cele i oczekiwania,
  • upewnić się, że komunikaty są zrozumiałe.

Przejrzystość, zwięzłość, kompletność – to cechy, które powinny mieć komunikaty wysyłane przez liderów. Nie powinniśmy bać się eksperymentować, korzystać z różnych metod komunikacji. Znaczenie ma także aktywne słuchanie oraz okazywanie empatii. I – co ważne w czasie pracy zdalnej, ale nie tylko – bycie dostępnym. Pracownicy powinni wiedzieć, że zawsze mogą skontaktować się z liderem.

Korzyści dla wszystkich

Jak pokazuje badanie McKinsey, pracownicy, którzy czują się włączeni w bardziej szczegółową komunikację, prawie pięć razy częściej zgłaszają zwiększoną produktywność.

Jakościowa komunikacja to korzyści dla wszystkich. To wzmocnione zaangażowanie i poczucie przynależności, zwiększone zaangażowanie, zdrowe środowisko pracy – mniej konfliktów, jasne i konkretne informacje, bez niedopowiedzeń. To mniejsza rotacja w zespołach, oszczędność kosztów, dobre opinie na rynku pracy. To realizacja założonych celów i lepsze wyniki finansowe.

Komunikacja to coś, nad czym pracujemy przez całe życie. Warto zadbać o nią również w miejscu pracy – współpraca w zespole to jedna z kompetencji przyszłości. A bez komunikacji nie ma współdziałania.


Źródło:

  1. Deloitte, Od fali odejść do fali zmian. Czy jesteśmy gotowi na nowe podejście do pracy?, czerwiec 2022
  2. infuture.institute we współpracy z Collegium da Vinci, Przyszłość edukacji. Scenariusze 2046, Gdańsk-Poznań 2021
  3. Gallup, State of the Global Workplace: 2023 Report
  4. McKinsey&Company, Reimagine Work: Employee Survey

Zobacz również

Zasoby – jaką rolę odgrywają w naszym życiu?

To zasoby odgrywają kluczową rolę w podejmowaniu przez nas wyzwań, a właściwie świadomość zasobów jakie posiadamy oraz z których możemy skorzystać realizując plan działania. Rola zasobów W obliczu strat, ale i szeroko pojętych zmian, ludzie

Kwiecień w Helping Hand miesiącem Trudnych Zmian

W kwietniu w Helping Hand skupiamy się na temacie trudnych zmian. Jak sobie z nimi radzić? Czy każda z nich wiąże się z utratą i kryzysem? Jak spojrzeć na proces zmiany jak na szansę, która może